5 CÁCH DỄ DÀNG ĐỂ ĐO LƯỜNG ROI CỦA QUÁ TRÌNH ĐÀO TẠO

Đào tạo là một khoản đầu tư có thể là không hề nhỏ trong doanh nghiệp. Và điều tự nhiên là bạn muốn biết liệu ngân sách đào tạo của mình có được chi tiêu hợp lý hay không. Đó là lý do tại sao việc tính toán ROI (Lợi tức đầu tư) trong quá trình đào tạo của bạn có thể hữu ích.

ROI là một cách hữu ích để đo lường liệu một khóa học hoặc chương trình đào tạo cụ thể có mang lại giá trị đồng tiền hay không. Trong bài đăng này, chúng ta sẽ khám phá năm cách dễ dàng để đo lường ROI của bất kỳ khóa học hoặc buổi đào tạo nào .

ROI là gì?

Công thức ROI truyền thống cho đào tạo là lợi ích của chương trình (lợi nhuận ròng) trừ đi chi phí đào tạo và sau đó chia cho chi phí chương trình. Điều này cho biết số tiền(đô la) được trả lại dưới dạng lợi ích cho mỗi đô la chi tiêu cho một chương trình. Giá trị này cũng có thể được chuyển đổi thành phần trăm nhân với 100.  

Đây là phương trình: 

ROI= Return (benefit)/ Investment (cost) 

Ngoài công thức ROI truyền thống, một số phương pháp khác đôi khi được bao gồm trong thuật ngữ chung 'Lợi tức đầu tư'. Một trong những phương pháp đó là thời gian hoàn vốn; tổng vốn đầu tư chia cho số tiền tiết kiệm hàng năm, tính bằng năm. 

Tính toán thời gian hoàn vốn hoạt động tốt hơn với các số liệu dài hạn như cải thiện mức độ giữ chân nhân viên hoặc giảm chi phí chăm sóc sức khỏe cho nhân viên. Kết quả có thể chỉ trở nên rõ ràng trong một khoảng thời gian dài, do đó việc tính toán khoản tiết kiệm hàng năm sẽ tốt hơn.

ROI là một cách hữu ích để đo lường liệu một khóa học hoặc chương trình đào tạo cụ thể
có mang lại giá trị đồng tiền hay không

Tại sao phải tính ROI của đào tạo? 

Tính toán ROI của đào tạo nhằm mục đích trả lời hai câu hỏi tương tự nhau: 

Các học viên có đang đạt được kiến ​​thức và kỹ năng mới để họ có thể tăng hiệu quả và / hoặc giảm chi phí tại nơi làm việc không?  

Chúng ta có thể đo lường chi phí đào tạo này so với lợi ích cho cả cá nhân và tổ chức không?  

ROI có thể được sử dụng để biện minh cho chi phí của một khóa đào tạo, so sánh khóa đào tạo này với khóa đào tạo khác và giúp thiết lập đào tạo trong một tổ chức. Đó là một cách đơn giản để theo dõi hiệu quả của việc đào tạo và đo lường giá trị mà việc học đã giúp tạo ra.

>> Mô hình Train the Trainer là gì và lợi ích đối với doanh nghiệp như thế nào?

>> BSC là gì và áp dụng như thế nào trong đào tạo doanh nghiệp

Ai nên sử dụng tính toán đào tạo ROI?

ROI thường tạo ra nhiều ý tưởng hoặc mối quan tâm khác nhau về cách đo lường và sử dụng nó. Đặc biệt, điều gì cần tập trung và giá trị nào để đặt lên kết quả. Nếu những mối quan tâm này được chia sẻ bởi quản lý cấp cao, sẽ có rất ít hy vọng sử dụng kết quả từ ROI trừ khi nó có tác động đến lợi nhuận.  

Một số tổ chức thiếu sự tin cậy hoặc môi trường linh hoạt cần thiết để sử dụng kết quả ROI. Các công ty phải sẵn sàng học hỏi, thay đổi và thử những điều mới, đặc biệt là liên quan đến phát triển đào tạo. Các tổ chức thiếu thái độ và cách tiếp cận đúng đắn có thể không thấy các phép tính ROI hữu ích hoặc đáng giá.   

Nói như vậy, đây là năm cách dễ dàng để đo lường ROI của quá trình đào tạo.  

Tùy chọn 1. Sử dụng máy tính ROI đào tạo

Cách đầu tiên để đo lường ROI của bất kỳ khóa đào tạo nào là sử dụng máy tính ROI đào tạo. Đây là một cách đơn giản để tính tỷ lệ giữa tổng chi phí của chương trình đào tạo so với tổng lợi ích của một chương trình đào tạo. Nó hoạt động tốt nhất cho các công việc có cấu trúc cao.  

Ví dụ: Hãy tưởng tượng bạn là giám đốc điều hành trung tâm cuộc gọi quản lý ba mươi đại lý trung tâm cuộc gọi và bạn đã chi 30.000 đô la để đưa họ vào một chương trình được thiết kế để cải thiện kỹ năng xử lý cuộc gọi của họ.  

Đo lường là một khía cạnh rất quan trọng của ROI, vì vậy bạn sẽ cần phải đo lường năng suất của các đại lý của mình cả trước và sau chương trình. Ví dụ, bạn có thể xem chi phí xử lý một cuộc gọi. Hoặc bạn có thể xem số lượng cuộc gọi mà nhân viên của bạn có thể xử lý mỗi giờ. 

Sau khóa đào tạo, bạn có thể thực hiện các phép đo tương tự và xem điều gì, nếu có, sự khác biệt đã thành hiện thực do kết quả của khóa đào tạo.  

Giả sử rằng nhân viên của bạn có thể xử lý 20 cuộc gọi mỗi giờ trước khóa đào tạo và 25 cuộc gọi mỗi giờ sau khóa đào tạo. Nếu chi phí trung bình 1 đô la để xử lý mỗi cuộc gọi, thì việc cải thiện năng suất 25 phần trăm này sẽ có giá trị 5 đô la mỗi giờ, hoặc 40 đô la cho mỗi nhân viên trong một ca làm việc 8 giờ thông thường.  

Đối với ba mươi nhân viên của bạn, bạn có thể nói rằng khóa đào tạo xử lý cuộc gọi đã mang lại tổng lợi ích ròng là 1.200 đô la mỗi ngày hoặc 120.000 đô la trong khoảng thời gian 100 ngày.  

Để tính ROI, bạn sẽ sử dụng công thức sau:  

ROI% = 120.000 đô la - 30.000 đô la / 30.000 X 100 = 300%.

Cách đầu tiên để đo lường ROI của bất kỳ khóa đào tạo nào là sử dụng máy tính ROI đào tạo

Tùy chọn 2. Sử dụng đánh giá của người giám sát để tính toán ROI đào tạo

Đào tạo máy tính ROI hoạt động hiệu quả cho các lợi ích ròng có thể đo lường dễ dàng như số liệu bán hàng, công việc sản xuất hoặc các công việc có cấu trúc cao và được xác định rõ ràng khác.  

Nhưng đối với công việc linh hoạt, không theo cấu trúc như các vị trí quản lý thì sao?  

Một cách tiếp cận là sử dụng đánh giá của người giám sát. Cách tiếp cận này cho phép bạn  đo lường thành công ROI của việc đào tạo nhân viên trong 6 bước .

Đối với ví dụ tiếp theo, hãy tưởng tượng rằng bạn là một quản lý cấp cao đang chăm sóc một nhóm gồm ba người quản lý cấp trung, mỗi người trong số họ chịu trách nhiệm quản lý các nhóm phụ của riêng họ. Bạn quyết định đưa các nhà quản lý cấp trung của mình vào một chương trình đào tạo được thiết kế để phát triển các kỹ năng quản lý tổng thể của họ.  

Không giống như ví dụ về trung tâm cuộc gọi, công việc của các nhà quản lý cấp trung phần lớn là không có cấu trúc và khó đo lường một cách khách quan. Nói cách khác, rất khó để tách các tác động đến việc đào tạo khỏi vô số các yếu tố có thể xảy ra khác.  

Đây là lúc các đánh giá của người giám sát có ích. Trong cách tiếp cận này, một nhà quản lý cấp cao sử dụng các quan sát và đánh giá tại chỗ để đưa ra đánh giá về các lĩnh vực mà các nhà quản lý cấp trung đã tham gia khóa đào tạo đã được cải thiện.  

Đánh giá sẽ kiểm tra các lĩnh vực nhất định, chẳng hạn như:  

- Dịch vụ khách hàng 

- Làm việc theo nhóm 

- Nhiệm vụ hoàn thành 

- Độ phức tạp của nhiệm vụ 

Người quản lý cấp cao sẽ sử dụng các quan sát để đưa ra những đánh giá sáng suốt về hiệu quả hoạt động của người quản lý cấp trung trong các lĩnh vực đó. Một lần quan sát sẽ diễn ra trước khi đào tạo, và một lần sau, vì vậy sự khác biệt rất cao. 

Để tách biệt tác động của khóa đào tạo, bạn cũng có thể sử dụng một nhóm kiểm soát gồm các nhà quản lý cấp trung được đánh giá mà không cần đào tạo thêm.  

Vì vậy, làm thế nào để bạn nhận ra đánh giá và biến nó thành một giá trị tiền tệ cần thiết để tính ROI?  

Trong ví dụ của chúng tôi, nhóm ba người quản lý cấp trung đã cải thiện hiệu suất của họ theo tỷ lệ phần trăm trung bình sau:  

- Dịch vụ khách hàng + 5% 

- Làm việc nhóm + 10% 

- Hoàn thành nhiệm vụ + 5% 

- Độ phức tạp của nhiệm vụ + 5% 

Cải thiện năng suất trung bình tổng thể sẽ là (5 + 10 + 5 + 5) / 4 = 6,25%.  

Sau đó, bạn sẽ lấy mức lương trung bình hàng năm của các nhà quản lý cấp trung: 70.000 đô la, và tính toán rằng mức cải thiện năng suất tương đương của họ sẽ là 6,25% của 70.000 đô la. Điều này sẽ cung cấp cho bạn con số 4.375 đô la mỗi năm, cho mỗi người quản lý và 13.125 đô la cho nhóm ba người quản lý.   

Nếu tổng chi phí của chương trình cá nhân là 2.500 đô la cho mỗi người quản lý và tổng chi phí là 7.500 đô la, bạn có thể áp dụng cùng một công thức ROI cơ bản: 

ROI% = (13,125 - 7,500) / 7,500 X 100 = 75%.  

ROI của khóa đào tạo có thể được biểu thị bằng 75%.

>> 5 bước giúp bạn lên kế hoạch đào tạo hiệu quả

>> 9 kỹ năng mềm cần có của nhân viên kinh doanh

Một cách tiếp cận để đánh giá ROI đào tạo là sử dụng đánh giá của người giám sát

Tùy chọn 3. Tạo một nghiên cứu tác động để tính toán ROI đào tạo

Cách dễ dàng thứ ba để tính toán ROI là tạo một nghiên cứu tác động. 'Tác động kinh doanh' là bất kỳ thay đổi nào do khóa đào tạo mang lại. Nó có thể là: 

- Bán hàng 

- Thị phần 

- Phản hồi của khách hàng 

- Giữ chân nhân viên 

- Và hơn thế nữa! 

Các nghiên cứu tác động tuân theo một quy trình đã định:  

- Lập kế hoạch đánh giá 

- Thu thập dữ liệu 

- Phân tích dữ liệu 

- Báo cáo 

Trong giai đoạn lập kế hoạch đánh giá, bạn đánh giá các mục tiêu của một chương trình và phát triển các kế hoạch đánh giá và dữ liệu cơ sở. Nói cách khác, bạn quyết định đầu vào và chỉ số nào bạn đang tìm kiếm.  

Chúng có thể bao gồm:  

- Số lượng chương trình  

- Giờ 

- Các chi phí 

- Thời gian giao hàng 

- Số lượng người tham gia 

Trong giai đoạn thu thập dữ liệu, bạn thu thập dữ liệu trong quá trình thực hiện chương trình, đo lường sự hài lòng, phản ứng và học tập. Cách tiếp cận phổ biến nhất là sử dụng các cuộc khảo sát và yêu cầu những người tham gia khóa đào tạo đánh giá mức độ hài lòng và phản ứng của khóa đào tạo mà họ nhận được.  

Sau khi kết thúc khóa đào tạo, bạn sẽ thu thập dữ liệu liên quan đến việc áp dụng, triển khai và tác động kinh doanh mà khóa đào tạo đã có. Điều này có thể bao gồm một cuộc khảo sát khác trong đó bạn yêu cầu những người tham gia tự đánh giá hoặc nó có thể bao gồm một quan sát của đồng nghiệp hoặc người giám sát như chúng ta đã thảo luận trong phần đánh giá của người giám sát ở trên.  

Bạn có thể xem:  

- Sử dụng kiến ​​thức hoặc kỹ năng 

- Hoàn thành các hành động hoặc nhiệm vụ 

- Thực hiện các ý tưởng 

- Sử dụng quy định hoặc thủ tục 

- Sự thành công của các ứng dụng  

Để đo lường tác động kinh doanh, bạn có thể thu thập dữ liệu tài chính phù hợp liên quan đến hoạt động của tổ chức.  

Chúng có thể bao gồm 

- Việc bán hàng  

- Tài khoản mới 

- Thị phần 

- Khiếu nại của khách hàng,  

- Thời gian chu kỳ 

- Việc bán hàng  

Trong phân tích dữ liệu, bạn cô lập các tác động của chương trình, chuyển đổi dữ liệu sang giá trị tiền tệ và tính toán ROI. Điều này bao gồm việc nắm bắt các chi phí của chương trình và xác định các biện pháp vô hình.  

Ví dụ, hãy tưởng tượng rằng bạn đang chạy một chương trình đào tạo được thiết kế để tăng số lượng bán hàng được thực hiện. Bạn đang đào tạo 20 thành viên trong nhóm bán hàng của mình với chi phí 1.500 đô la mỗi người, hay tổng cộng 30.000 đô la.  

Dưới đây là các giai đoạn bạn sẽ trải qua: 

- Lập kế hoạch Đánh giá 

- Mục tiêu là tăng doanh số bán hàng. 

- Thu thập dữ liệu 

- Yêu cầu nhân viên bán hàng hoàn thành các phiếu khảo sát sau khóa đào tạo để đánh giá phản ứng của họ.  

- Phân tích dữ liệu 

- Đo lường doanh số bán hàng trước và sau khóa đào tạo.  

Cuối cùng, đến báo cáo. Tại đây, bạn tạo ra một nghiên cứu về tác động. Một trong những phương pháp đánh giá sớm nhất là tỷ lệ lợi ích trên chi phí. Điều này tuân theo công thức ROI tiêu chuẩn của lợi ích chương trình trừ đi chi phí đào tạo, chia cho chi phí đào tạo. 

Tùy chọn 4. Sử dụng Phương pháp Phillips ROI để tính ROI đào tạo

Năm 1980, Jack Phillips xuất bản phương pháp đánh giá đào tạo 10 bước được gọi là  Phương pháp ROI Phillips . Công việc của ông dựa trên tác phẩm ban đầu của Don Kirkpatrick, người đã xuất bản cuốn sách mang tính cách mạng  Bốn cấp độ đánh giá đào tạo .   

Mô hình Kirkpatrick có bốn cấp độ:  

- Cấp độ 1: Phản ứng 

- Cấp độ 2: Học tập 

- Cấp độ 3: Hành vi 

- Cấp độ 4: Tác động 

Đây là những gì mỗi cấp bao gồm:   

Cấp độ 1: Phản ứng 

Trong cấp độ này, bạn khảo sát những người tham gia và đánh giá phản ứng của họ đối với khóa đào tạo. Họ hài lòng hay không hài lòng?   

Cấp độ 2: Học tập 

Tiến hành hai bài kiểm tra hoặc khảo sát - một trước và một sau khóa đào tạo. Điều này giúp bạn đo lường những gì những người tham gia đã học được.    

Cấp độ 3: Hành vi  

Cấp độ đánh giá thứ ba diễn ra vào một thời điểm nào đó sau khi kết thúc khóa đào tạo. Những người tham gia đã bắt đầu sử dụng kiến ​​thức hoặc kỹ năng mới của họ ở nơi làm việc chưa?  

Cấp độ 4: Kết quả 

Cấp độ Kirkpatrick cuối cùng đo lường liệu các kỳ vọng của tổ chức có được đáp ứng hay không. Đây được gọi là Lợi tức trên Kỳ vọng (ROE).  

Bạn sẽ nhận thấy một điều: 

Kirkpatrick không đo lường rõ ràng ROI. Đó là lý do tại sao Jack Phillips muốn mở rộng phương pháp luận cơ bản này. Ông đã thêm một cấp độ mới - Cấp độ 5 - giúp các tổ chức tính toán lợi tức tài chính của một chương trình đào tạo.  

Phương pháp ROI cung cấp một cách cân bằng để đo lường sáu loại dữ liệu:  

Phản ứng và hành động có kế hoạch - Cấp độ 1 

Học tập - Cấp độ 2 

- Ứng dụng và triển khai - Cấp độ 3 

- Tác động kinh doanh - Cấp độ 4 

- Lợi tức đầu tư - Mức 5 

- Vô hình 

Cấp độ 5 là gì?  

Cấp độ 5 giúp các công ty sử dụng phân tích chi phí - lợi ích để xác định giá trị của một chương trình đào tạo. Nó giúp các tổ chức xác định liệu số tiền họ đã chi cho việc đào tạo có chuyển thành lợi ích trong thế giới thực như tăng lợi nhuận hay tăng hiệu quả hay không. 

>> Mô hình 70:20:10 trong đào tạo và phát triển là gì

>> Mocrolearning là gì và các tính năng quan trọng nhất của Microlearning là gì

Cách tính ROI của đào tạo bằng Phương pháp ROI của Phillips

Để tính toán ROI bằng Phương pháp ROI của Phillips, bạn cần thực hiện lần lượt từng bước. 

Để tính toán ROI bằng Phương pháp ROI của Phillips, bạn cần thực hiện lần lượt từng bước. 

Cấp độ 1: Khảo sát các học viên để đánh giá phản ứng của họ.  

Cấp độ 2: Đo lường kết quả học tập đã diễn ra thông qua một cuộc khảo sát, bài kiểm tra hoặc bài kiểm tra. 

Cấp độ 3: Phillips được xây dựng dựa trên công việc của Kirkpatricks và mở rộng phần này để bao gồm 'Ứng dụng và triển khai'. Giai đoạn này nghiên cứu hành vi tại nơi làm việc và giúp các tổ chức dễ dàng xem liệu việc đào tạo có dẫn đến những thay đổi trong công việc hay không.  

Nó sử dụng nhiều phương pháp mà chúng ta đã thảo luận, chẳng hạn như: 

- Phiếu tự đánh giá 

- Đánh giá của người giám sát 

- Quan sát đồng nghiệp 

Cấp độ 4: Cấp độ này xem xét liệu các quy trình khác có chịu trách nhiệm thúc đẩy những thay đổi trong kết quả hay không. Ví dụ, điều kiện kinh tế thay đổi và bối cảnh kinh doanh thay đổi có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận hoặc doanh thu.  

Phương pháp luận của Phillips nhằm mục đích cô lập tác dụng của một khóa đào tạo theo những cách sau:  

- Các mô hình dự báo 

- Phân tích đường xu hướng 

- Nhóm kiểm soát  

- Các ước tính được điều chỉnh lỗi  

Cấp độ 5: Cấp độ này được gọi là xác định ROI và là một dạng phân tích chi phí - lợi ích.  

Để tiến hành bước này, bạn cần phải: 

1. Chọn các yếu tố để đo lường 

Bạn có thể đo lường doanh số bán hàng, năng suất, hiệu quả hoặc một số chỉ số kinh doanh khác.  

2. Thực hiện các phép đo trước khi đào tạo  

3. Thực hiện các phép đo sau đào tạo 

4. Tính toán lợi ích cho công ty 

Ví dụ: Nhà sản xuất kính râm 

Hãy tưởng tượng rằng bạn là giám sát sản xuất của một nhà máy sản xuất kính râm và bạn quyết định đào tạo mười nhân viên với tổng chi phí là 10.000 đô la. Mục tiêu của khóa đào tạo là tăng năng suất và tăng số lượng kính râm mà mỗi nhân viên có thể sản xuất trong một thời gian nhất định.  

Trong cấp độ 1, bạn sẽ yêu cầu nhân viên của mình hoàn thành một biểu mẫu khảo sát để đánh giá phản ứng của họ đối với khóa đào tạo. Bạn có thể hỏi họ:  

- Bạn có thích đào tạo không? 

- Khóa đào tạo có đáng giá không? 

- Khóa đào tạo có đáp ứng được mong đợi của bạn không?  

Trong cấp độ 2, bạn sẽ kiểm tra tỷ lệ làm việc của nhân viên cả trước và sau khóa đào tạo. Người hướng dẫn khóa học có thể giúp đưa ra một bài kiểm tra thực tế ngắn hoặc thuyết trình trong đó các học viên chứng minh rằng họ đã thành thạo một kỹ năng hoặc quy trình cụ thể sẽ giúp tăng hiệu quả.  

Trong cấp độ 3, bạn sẽ đo lường hiệu suất của nhân viên tại nơi làm việc. Ví dụ, bạn có thể thấy rằng họ có thể sản xuất 30 chiếc kính râm mỗi giờ trước khi đào tạo và 35 chiếc kính râm mỗi giờ sau khi khóa đào tạo kết thúc. 

Đánh giá cấp độ 4 sẽ giúp bạn tách biệt tác động của khóa đào tạo khỏi bất kỳ biến số nào khác, chẳng hạn như việc giới thiệu máy móc mới hoặc kỹ thuật sản xuất hiệu quả hơn.  

Cấp độ thứ năm - ROI - sẽ cho thấy bạn thu thập các con số và tính toán ROI của khóa đào tạo.  

Khóa đào tạo đã giúp tăng năng suất trung bình của nhân viên từ 30 chiếc kính râm mỗi giờ lên 35 chiếc, cải thiện 16,6%.  

Nếu mỗi nhân viên nhận được mức lương trung bình theo giờ là 12 đô la, thì trong hơn 100 ngày làm việc 8 giờ, đào tạo sẽ dẫn đến mức tăng năng suất 1.593,6 đô la cho mỗi nhân viên hoặc 15.936 đô la cho tất cả mười nhân viên trong khoảng thời gian 100 ngày.  

Sau đó, bạn có thể sử dụng công thức ROI tiêu chuẩn để tính ROI:  

ROI (phần trăm) = ((Lợi ích tiền tệ: 1.250 đô la - Chi phí đào tạo: 200 đô la) / Chi phí đào tạo: 200) x 100. 

ROI% = $15,936 - $10,000/$10,000 X 100 = 59.36%.  

Điều này mang lại ROI là 59,36% và cho thấy rằng khóa đào tạo là đáng giá và dẫn đến tăng lợi nhuận cho công ty.    

Tùy chọn 5. Sử dụng nền tảng đo lường hiệu quả đào tạo để tính toán ROI đào tạo

Cách thứ năm và được cho là cách dễ dàng nhất để đo lường ROI của quá trình đào tạo là sử dụng nền tảng đo lường hiệu quả đào tạo như Acabiz. Khảo sát chuyên dụng này tự động hóa phần lớn công việc cần thiết để tiến hành ROI, chẳng hạn như: 

- Tự động gửi email cho người tham gia với các cuộc khảo sát phản hồi 

- Thu thập và xử lý kết quả 

- Tự động hóa quy trình kiểm tra để đo lường việc học 

- Tạo báo cáo dựa trên phản ứng của người tham gia 

- Và hơn thế nữa! 

Nền tảng tốt nhất có thể giúp tạo báo cáo cho các bên liên quan để chỉ ra tác động của đào tạo và giá trị mà nó đã trả lại cho tổ chức. Điều này giúp nhấn mạnh lợi nhuận do đào tạo và biện minh cho các chi phí ban đầu.  

Hy vọng rằng bài đăng này đã đưa ra năm cách dễ dàng để đo lường ROI của quá trình đào tạo. Tính toán ROI là không cần thiết đối với phần lớn các khóa đào tạo nhưng có thể là một cách hữu ích để giúp một tổ chức theo dõi xem tổ chức đó có đạt được các mục tiêu kinh doanh và chương trình của mình hay không. Và, nó chắc chắn nên được thực hiện trên các khóa đào tạo mà bạn có khối lượng lớn (do đó có chi phí trực tiếp và gián tiếp cao) và điều đó quan trọng về mặt chiến lược (do đó có chi phí thay thế cao nếu nó không thực hiện đúng mục đích của nó).

Nội dung được biên soạn bởi Mr. Cao Vương

Đăng ký dùng thử nền tảng đào tạo AcaBiz

(nhận 10 khóa học đào tạo nhân sự)